[Opdateret d. 26. januar 2023]
Databeskyttelsesforordningen (GDPR)
Den 25. maj 2018 fik databeskyttelsesforordningen – også kendt som GDPR – virkning. Her kan du læse Evangelisk Frikirkes Børn og Unges privatlivspolitik.
Denne side er tænkt som en vejledningen eller et hjælperedskab, som vores lokalforeninger kan bruge, når de skal danne et overblik over, hvilke personoplysninger foreningen behandler, hvad de skal bruges til, hvordan de behandles og på hvilket lovlige grundlag (hjemmel) de behandles. Nederst på siden besvarer vi ofte stillede spørgsmål (FAQ).
Vejledningen vil blive opdateret, når der sker udvikling på området, fx som følge af uddybende vejledninger fra Datatilsynet og når vi udgiver yderligere ressourcer.
Til vejledningen nedenunder er der tre dokument-skabeloner, som I vil få brug for når I arbejder med GDPR.
De tre skabeloner
1. Skabelonen til "Privatlivspolitik" skal være med til at opfylde oplysningspligten. I skal bruge jeres privatlivspolitik til at informere om hvilke persondata i indsamler. Privatlivspolitikken er et dokument (digitalt og trykt), der fortæller fx medlemmer, ansatte, frivillige og brugere om, hvordan I behandler oplysninger om dem, hvorfor I opbevarer bestemte oplysninger (fx mailadresser), hvad I bruger oplysningerne til, og hvem i foreningen de kan henvende sig til, hvis de vil have slettet deres data. Den skal være tilgængelig for de personer, I behandler oplysninger om. Derfor kan I med fordel udlevere privatlivspolitikken til nye medlemmer og lægge den på foreningens hjemmeside.
2. Skabelonen til "Fortegnelse af behandlingsaktiviteter af personoplysninger" skal være med til at opfylde den dokumentationspligt, der påhviler en forening. Når I behandler personoplysninger, skal I kunne dokumentere, at I behandler dem efter reglerne i databeskyttelsesforordningen. I skal derfor udarbejde en eller flere såkaldte fortegnelser, der beskriver, hvilke personoplysninger I behandler (både almindelige og følsomme), og hvordan I behandler oplysningerne. I skal også beskrive, hvorfor I behandler oplysningerne. Her skal I henvise til, hvorfor I må behandle personoplysningerne (fx interesseafvejningsreglen eller samtykke) og de grundlæggende principper for god databehandlingsskik.
Fordi vi er en organisation, der ikke arbejder med gevinst for øje, og hvis sigte er af religiøs art, kan vi lovligt behandle såkaldte følsomme oplysninger om vores medlemmer, tidligere medlemmer, frivillige og ansatte, hvis det efter vores formål er nødvendigt. jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, d. Det er et krav, at fortegnelser er skrevet ned.
3. Skabelon til "Databehandleraftale".
I skal indgå en databehandleraftale med alle eksterne samarbejdspartnere og leverandører, der opbevarer eller behandler data (personoplysninger) for jer. Der skal ikke indgås en databehandleraftale med MBU, da alle lokalforeninger er en del af landsforeningen EFBU.
Vejledningen vil blive opdateret med nye ressourcer, og når der sker udvikling på området, f.eks. som følge af uddybende vejledninger fra Datatilsynet. Datatilsynets Vejledning til frivillige foreningers behandling af personoplysninger giver en række eksempler på typiske databehandlere:
-
En aktør, der hoster en hjemmeside på vegne af foreningen, hvoraf der fremgår personoplysninger
-
Lønadministrationsudbyder
-
Bookingløsninger
-
Office 365 / OneDrive / SharePoint
-
Dropbox
-
Google Drev
I vejledningen er der også eksempler på samarbejdspartnere og leverandører, hvor I typisk ikke skal indgå en databehandleraftale. Det er fx:
-
Videregivelse til skattemyndighederne
-
Mobilepay
-
Netbank
-
Microsoft Office-pakken på foreningens egen hardware
De to lister er ikke udtømmende for samarbejdspartnere og leverandører, som foreninger skal indgå databehandleraftaler med.
Vi har udarbejdet en forenklet version af en databehandleraftale, men I kan også benytte Datatilsynets standard skabelon. I kan finde begge i download sektionen.
Vær særligt opmærksomme på, om I bruger cloud-løsninger som Dropbox og Google Drev til at opbevare fx medlemsoplysninger. Cloud-leverandører anvender ofte standardvilkår, som ikke nødvendigvis overholder EU's persondataforordning.
I skal informere mere,
gemme mindre
og beskytte bedre.
-
Indhent ikke flere personoplysninger end nødvendigt og kun til et konkret, tydeligt formuleret, i forvejen bestemt, formål.
-
Oplyse medlemmer, ledere og ansatte om hvordan deres data behandles.
-
Gem og opbevar ikke oplysninger i længere tid end nødvendigt.
-
Beskyt de personoplysninger I behandler i foreningen.
Tjekliste for GDPR arbejdet i foreningen
Der er 5 grundlæggende spørgsmål som I bør stille når I går i gang med med GDPR arbejdet. Det er bestyrelsen i foreningen, der er ansvarlige for at forordningen overholdes. I bør dog udpege en person der kan i varetage opgaven og løbende arbejde med databeskyttelsesforordningen.
1. Hvordan ser det ud i dag? Skab et overblik!
Hvem samler personoplysninger og hvordan? Hvem behandler persondata fx i EFBU's medlemssystem eller i et anden system? Hvilke personoplysninger behandler I? Det kan fx være medlems- eller brugeroplysninger som navn, adresse, e-mail, billede og personnummer. I hvilke andre systemer og registre behandler I disse personoplysninger og på hvilket juridisk grundlag? Hvordan afgør I hvilke oplysninger I skal indsamle? Sørg også for at få overblik over, hvordan I håndterer, opbevarer og sletter oplysninger. Brug overblikket til at lægge en plan for arbejde med at gøre jeres forening GDPR klar.
Nyttig download: "Skabelon til fortegnelser over behandlingsaktiviteter"
2. Opbevares personoplysninger sikkert?
Det er en vurderings sag, hvornår personoplysningerne er sikkert opbevaret. Vi anbefaler, at personoplysinger i fysiske dokumenter skal opbevares i et aflåst skab. Digitale dokumenter med personoplysninger skal I sikre med adgangskoder, ligesom der skal være adgangskoder på de mobile enheder, pc’er og hjemmesider, I bruger til at tilgå persondata. Det gælder også frivillige og ansattes private enheder, når de har adgang til personoplysninger. Hvis I opbevarer persondata hos cloud-tjenester (fx OneDrive/SharePoint, Dropbox og Google Drev) skal I sikre jer, at tjenesten lever op til kravene i persondataforordningen.
Når I sender mails til jeres medlemmer fx med invitation til årsmøder eller andre arrangementer, skal I bruge funktionen BCC, så den der modtager mailen ikke kan se, hvem I ellers har sendt den til.
3. Hvad må vi ikke længere behandle eller gemme?
Opbevarer I data, som I ikke længere må indsamle? Opbevarer I persondata, der ikke længere er nødvendig, forældet fejlbehæftet? Hvad skal I gemme og opbevare? Hvis der ikke længere er et lovligt grundlag for opbevaring, skal det slettes.
4. Har I beskrevet procedurer og arbejdsgange?
Beskriv og sæt mål for hvordan I vil behandle persondata ved fx instruktioner og rutinebeskrivelser. Sørg for, at alle medlemmer, ansatte, frivillige og brugere kender reglerne og jeres procedurer for, hvordan og til hvad I bruger deres personoplysninger. Det er vigtigt, at frivillige og ansatte kende reglerne godt, så de ikke uforvarende opbevarer eller deler personoplysninger i it-programmer eller cloud-løsninger (fx Dropbox), som I ikke har en databehandleraftale med, eller som ikke er beskrevet i jeres fortegnelse. I skal kunne dokumentere at frivillige med flere er gjort bekendt med reglerne, fx i jeres privatlivspolitik. Download: "Skabelon til privatlivspolitik".
5. Hvordan skal det gøres og af hvem?
Gennemgå systemer for at sikre, at det formål eller den politik, du skriver, følges, og det I har besluttet, gennemføres. I skal dokumentere arbejdet, så I kan vise overfor Datatilsynet, hvad I har gjort og vil gøre. Det er vigtigt at huske at også oplære ansatte, ledere og frivillige medarbejdere i, hvordan man håndterer personoplysninger.
Downloads:
Dokumenter fra Datatilsynet:
Kontakt
EFBU's Sekretariat
Har du spørgsmål eller bemærkninger til denne vejledning , GDPR eller noget helt andet, kan du kontakte vores sekretariatsleder:
E-mail: gdpr@efbu.dk - Telefon: 40163199